Сколько стоит своя CRM и когда она окупается

Вопрос «сколько стоит CRM» звучит на каждом втором брифе, и честный ответ на него всегда начинается со встречного вопроса: а что вы называете CRM? От ответа цена меняется в разы.

Почему «просто CRM» не бывает

Коробочные системы заточены под «средний бизнес вообще». Ваши процессы в них либо влезают, либо нет — и во втором случае вы платите дважды: за лицензию и за то, что команда работает не так, как ей удобно.

Обычно это выглядит так. Компания покупает коробку, полгода подгоняет под неё свои процессы, потом заводит рядом две таблицы «для того, что система не умеет», и через год половина работы снова живёт в Excel. Лицензия при этом продлевается.

Своя система решает обратную задачу: она подстраивается под то, как вы уже работаете. Это дороже на старте и дешевле в эксплуатации — но только если объём посчитан честно.

Из чего складывается цена

Разработка — это не только написание кода. В смете почти всегда пять частей:

• аналитика и техническое задание — разобрать процессы и договориться, что именно делаем;
• дизайн и прототип экранов — как минимум схемы, чтобы спорить о них до, а не после;
• разработка функций — самая большая часть, растёт линейно от числа экранов;
• интеграции со сторонними сервисами — мессенджеры, телефония, банк, бухгалтерия;
• перенос на сервер и обучение команды — без этого система остаётся папкой с кодом.

Дешевле всего меняется третья часть: убрать десяток экранов из первой версии несложно. Дороже всего — интеграции: чужой API нельзя «сделать попроще», он либо освоен, либо нет.

Что удорожает проект, а что нет

Опыт показывает, что заказчики переоценивают одно и недооценивают другое.

Почти не влияет на цену: число пользователей, объём данных, «красивость» интерфейса в пределах разумного, желание поменять цвета и логотип.

Влияет сильно:

1. Количество ролей с разными правами. Три роли — это не в три раза больше работы, чем одна, но заметно больше: каждый экран нужно проверить под каждой ролью.
2. Деньги внутри системы. Как только появляются себестоимость, взаиморасчёты и премии, цена перестаёт быть вопросом интерфейса и становится вопросом бухгалтерии.
3. Интеграции с чужими сервисами, особенно с теми, где документация написана «для своих».
4. Изменения по ходу. Это нормально, но каждая переделка готового экрана стоит дороже, чем тот же экран, спроектированный сразу.

Правило простое: то, что можно посмотреть глазами, дешёвое. То, что нужно посчитать и сойтись до копейки, — дорогое.

Когда она окупается

Считать надо не «сколько стоит разработка», а «сколько сейчас стоит текущий бардак». Обычно в эту сумму входит:

• потерянные заявки — те, что не дошли до менеджера или остыли в личной переписке;
• часы на ручные отчёты — сведение таблиц в конце месяца, которое делает не самый дешёвый сотрудник;
• ошибки в расчётах — премии, себестоимость, остатки;
• скорость решений — когда цифра за прошлый месяц появляется двадцатого числа следующего, управлять по ней уже поздно.

Первые два пункта считаются легко: возьмите число заявок в месяц, свою конверсию и средний чек. Дальше сравните с разовой стоимостью разработки. Чаще всего годовая цена бардака оказывается выше — и тогда вопрос не «стоит ли», а «с чего начать».

С чего начать, чтобы не переплатить

Не заказывайте всё сразу. Рабочий порядок такой:

1. Один болезненный процесс. Тот, где теряются деньги прямо сейчас: приём заявок, учёт сделок, расчёт зарплат.
2. Рабочая версия за несколько недель, а не идеальная за год. Её нужно открыть и потыкать — половина требований рождается именно в этот момент.
3. Только потом остальное. К этому времени вы уже понимаете, что вам действительно нужно, а что казалось нужным на брифе.

Такой порядок дешевле не потому, что работы меньше, а потому, что не оплачивается то, что в итоге не пригодилось.

Если хотите прикинуть цифры по своей задаче — напишите нам, разберём бесплатно и скажем честно, если своя система вам пока не нужна.